Office Administrative Assistant

General Information

Descriptions & Requirements

Synopsys Italia è attualmente alla ricerca di full-time o part-time Office Admin Assistant per la sede di Pavia. 

La presente offerta è rivolta ai candidati appartenenti alle categorie di cui all'art. 1 della legge 68/1999. Ti preghiamo di caricare una prova valida della tua idoneità durante la candidatura, insieme al tuo curriculum.

Il candidato prescelto ha capacità di pianificazione e autonomia nella organizzazione del lavoro, capacità di gestire più attività contemporaneamente, attenzione ai dettagli e una buona predisposizione alla gestione delle urgenze.

In questo ruolo, che riporta al Site Manager, supporterà il team locale e remoto, in collaborazione diretta con l'Admin Coordinator. 

Questa opportunità è indirizzata ad una persona organizzata, motivata e intraprendente, disposta a lavorare proattivamente in un ambiente molto dinamico.

Requisiti chiave:
• Un minimo di 2 anni di esperienza nel supporto amministrativo in un ambiente ad ampio respiro internazionale.
• Madrelingua italiana, richiesta buona conoscenza della lingua inglese.
• Esperienza con MSWord, Excel, PowerPoint, Outlook, e utilizzo di PC.
• Buone capacità di comunicazione scritta e verbale.
• In grado di dare priorità a più incarichi e capace di gestire autonomamente il proprio tempo e le attività.

Mansioni principali:
• Supportare l’ufficio nella gestione quotidiana delle attività amministrative.
• Organizzare e coordinare eventi aziendali, in sede e fuori sede.
• Organizzare viaggi nazionali e internazionali.
• Curare la logistica generale dell'ufficio, con particolare focus sulla supervisione e gestione dei fornitori di servizi.
• Collaborare con differenti Funzioni amministrative e operative interne: HR, IT, Finance, Legal, Facilities, Payroll.
• Collaborare con il fornitore esterno di servizi di sicurezza e prevenzione, in merito alla richiesta di corsi di formazione sulla sicurezza e alla organizzazione delle visite mediche periodiche.

[English version]

Synopsys is currently searching for a full-time or part-time Office Administrative Assistant to support our team at Pavia office, Italy.

This position is open to candidates belonging to categories under art. 1 of Italian Law 68/1999. Please upload a valid proof of your eligibility during your application, alongside your resume.

Successful candidates will have planning and work organization skills, ability to manage multiple tasks at the same time, attention to details, and a strong aptitude for responding promptly and efficiently to urgent matters.

In this role, reporting to the local Site Manager, you will be supporting local and remote team members, actively cooperating with the local Admin Coordinator.
This is an opportunity for an organized and motivated person, willing to be proactive in a very dynamic environment.

Key Qualifications: 

• A minimum of 2 years of administrative support experience in a fast-paced, multicultural and globally focused environment.
• Italian mother language, working knowledge of English required.
• Experience with MSWord, Excel, PowerPoint, Outlook, and using a PC.
• Good written and verbal communication skills.
• Able to prioritize multiple assignments, with strong time management skills.

 Job description: 

• Daily support to the office administrative activities.
• Coordinating and managing Company events (both on and off site).
• Coordinating domestic and international traveling.
• Coordinating general office logistics, office supplies, with a dedicated focus on supervising service providers.
• Working with other Synopsys teams (IT, Finance, Legal, HR, Facilities, Payroll) in order to support all the internal Functions.
• Working with the external service provider for safety and security services (to enroll employees in mandatory safety training and medical visits).

At Synopsys, we want talented people of every background to feel valued and supported to do their best work. Synopsys considers all applicants for employment without regard to race, color, religion, national origin, gender, sexual orientation, age, military veteran status, or disability.